BARGAIN CITY
Karir Anda sedang menanjak lebih cepat dari yang Anda perkirakan.Anda berpikiran bahwa kesarjanaan SIM Anda memungkinkan Anda bekerja sebagai programer bagi Bargain city.Bargain City adalah suatu jaringan pengecer yang mengikuti Model Wal-Mart.tetapi,pengunduran diri tiga analis sistem mengubahnya .Para analis keluar untuk membentuk perusahaan konsultan mereka sendiri.
Karena bos Anda ,Alias Ernst tahu bahwa Anda menonjol dalam analisis sistem kuliah,maka ia memutuskan untuk mejadikan Anda analis sistem.Ia segera memberi Anda penugasan yang pertama.Alisa mengatur agar anda mengunjungi suatu tko untuk mengenal kegiatan di tingkat toko.Ia mengharapkan anda mempersiapkan suatu laporan tertulis yang dapat menjadi dasar proyek sistem dimasa yang akan datang.
Anda tiba di toko West Alameda pukul 9 pagi,an terkejut karena banyak orang yang sedang berbelanja.Tempat parkir penuh,dan anda harus menunggu 10 menit untuk mendapatkan tempat parkir.Di dalam kondisinya tiak lebih baik.Toko tersebut besar ,dengan lima belas tempat kasir.tapi hanya empat yang buka .Pada tiap tempat kasir,salah satunya adalah jalur ekspres,terdapat antrian pembeli yang panjang.Untung Anda tiak membeli apa pun.Karena Anda hanya mengadakan penelitian sitem,anda dapat segera keluar.
Anda mengamati kegiatanitu sebentar kemudian pergi ke gudang.Saat itu tiga orang petugas gudang sedang membuka kotak-kotak.Anda mendengar salah seorang berkata:,”Sudah kamu temukan?”karena ingin tahu,Anda memperkenalkan diri dan menanyakan apa yang sedang mereka cari.Salah seorang petugas itu memberitahu Anda bahwa toko ini memiliki kekhususan alat-alat masak,tetapi kehabisan cairan penyala arang.Truk yang seharusnya membawa persediaan rusak di Tuba City.Habisnya cairan penyala merupakan salah satu penyebab antrian yang panjang.Petugas kasir harus memberikan kupon yang menandakan pembeli telah memesan barang tersebut.Anda dapat mengerti mengapa para petugas gudang sangat kesulitan,gudangnya benar-benar berantakan.karton-karton ditumpuk dimana-mana,tanpa suatu aturan tertentu.
Anda menanyakan letak komputer toko tersebut,dan diantarkan kesuatu ruang kecil di pojok.Anda berpikir disinilah otomatisasi sedang berkerja .
Setelah melihat operasi dibelakang,anda kembali ke depan antrian panjang-orang-orang yang menunggu untuk menguangkan cek dan mengembalikan pembelian.Sebagian besar pengembalian tampaknya barang pecahn belah yang ternyata pecah saat pelanggan membuka kantong belanja mereka dirumah.Petugas pengantong tampaknya tidak mengemas dengan baik.
Saat Anda akhirnya mencapai kepala antrian ,Anda terkejut melihat bahwa kasirnya sebenarnya adalah manjer toko.Ia meminta Anda untuk kembali saat ia memiliki waktu.Ia menjelaskan bahwa ia terpaksa “memberhentikan banyak orang”untuk tetap dalam anggaran yang ditetapkan kantor pusat.Dari cara ia memberikan penjelasan Anda dapat melihat bahwa ia tidak senang dengan seluruh situasi tersebut.Anda memutuskan untuk tidak tetap tinggal .Anda pamit dan kembali ke kantor Anda untuk menjulis laporan selagi semuanya masih teringat jelas.
Tugas
Siapkan memo untuk Alisa .Dialah manajer dari para analis sistem.Pertama-tama,daftarkan masalah sistem fisik toko West Alameda.Untuk tiap masalah ,identifikasikan tindakan perbaikan yang mungkin.Kemudian lakukan hal yang sama untuk sistem konseptual .Buatlah dan gunakan termilogi sistem dari bab ini.Alisa juga mendapat pelajaran SIM di kuliah.
Jawaban:
Setelah melakukan pemeriksaan ke toko West Alameda, berikut adalah hasil dari analisa-analisa yang saya lakukan. Terdapat berbagai permasalahan-permasalahan yang mungkin dapat diperbaiki dengan rekomendasi solusi-solusi dari saya.
Kemarin antrian di toko West Alameda sangat penuh, hal ini dikarenakan habisnya cairan penyala karena truk yang mengantar persediaan tersebut rusak. Tapi faktor utama yang paling fatal yang menyebabkan antrian panjang tersebut adalah petugas gudang yang tidak mampu menemukan persediaan cairan penyala tersebut. Disamping itu, letak barang-barang tersebut dangat berantakan, tidak sesuai dengan aturan-aturan tertentu. Saya merekomendasikan sebaiknya, diadakan aturan-aturan tertentu dalam peletakkan barang-barang digudang seperti penggunaan kode-kode tertentu pada barang-barang, disamping itu kita juga bisa memberikan kode pada lokasi atau rak-rak barang tersebut berada. Misalnya A-1 sampai Z-10. Kode-kode tersebut akan dimasukkan dalam sistem stock sehingga mampermudah petugas gudang untuk menemukan letak-letak barang tersebut. Misalnya panci memiliki kode sebagai berikut (P01/ F5). Dalam hal ini, saya mengkategorikan panci sebagai barang yang penjualannya tidak terlalu signifikan sehingga saya memberikan kode P (yang jauh dari barang-barang prioritas dengan kode A) . 01 saya gunakan untuk merk / tipe panci tertentu misalnya 01 untuk buatan Wallstreet, 02 untuk buatan Hitachi dan lain-lain. F5 disini menandakan posisi barang di gudang. F untuk menandakan rak F (saya membuat kode tiap rak dari A – Z) dan urutan ke – 5 dari bawah. Selain itu, perlu disediakan rak khusus atau bisa kita namakan rak karantina untuk menyimpan barang-barang yang dikembalikan pembeli karena rusak. Pengkodean tersebut akan berhubungan dengan sistem persediaan barang. Akan dibuatkan 2 record (2 tabel) tentang sistem stock barang. Kita bisa memanfaatkan database untuk media penyimpanan data ini. Record pertama untuk menyimpan jumlah persediaan barang yang ada di gudang dan record kedua untuk menyimpan jumlah persediaan di toko. Sehingga karyawan yang berada di toko juga dapat mengetahui jumlah barang yang tersedia di gudang maupun di toko.
Langkah berikutnya adalah pembuatan sistem untuk bagian cashier. Kita dapat menggunakan bar code untuk memudahkan cashier memasukkan harga-harga barang dengan cepat. Selain itu jika terdapat banyak pengembalian barang oleh pembeli karena rusak, perlu diadakan chasier khusus yang menguangkan cek barang-barang yang dikembalikan. Sistem yang akan dibuat akan saling terhubungan antara yang satu dengan yang lain. Setelah cashier menginput barang yang dijual, sistem akan otomatis mengurangi jumlah persediaan barang yang ada di toko. Jika persediaan barang yang ditoko habis, sistem tersebut akan memberikan pemberitahuan kekomputer yang ada digudang sehingga petugas gudang akan mengetahuinya dan memindahkan stock yang ada di gudang ketoko.
Demikianlah laporan analisis sistem yang saya buat ini. Saya harap anda dapat mempertimbankan segala kemungkinan-kemungkinan yang terbaik.
Sabtu, 08 Januari 2011
Kasus - 5
THE PET STORE AG
Anda telah bekerja didivisi jasa informasi dari perusahaan induk Pet Store di Cedar Rapid selama 10 tahun.dan sedang menanjak menjadi direktur pengembangan sistem .Bulan lalu Anda dipilih untuk menjadi CIO dari anak perusahaan yang baru dijerman,yang diperoleh dari pemilik lama melalui bursa saham.Cio yang lama mengundurkan diri dan anda menggantikan kedudukannya,
Robert Jones dipertahankan sebagaidirektur utama Pet Store AG ,dan anda bertemu sebentar dengannya saat kedatangan Anda di Franfurt.Anda tidak pernah bekerja di Ewropa tetapi telah menyinggung hal ini dalam percakapan Anda dengan Robert dan mengungkapkan keinginan untuk menetapkan tingkat etika yang tinggi dalam operasi IS .Anda secara singkat menjelaskan rencana tindakan 10 langkah yang telah Anda baca di artikel majalah karangan Donn Parker.Anda terkejut saat mengetahui bahwa Pet Store AG sama sekali tidak memiliki budaya etika tidak menghalangi Anda mencapai Program Anda sendiri untuk memastikan operasi komputer yang etis .”Teruskan dan kerjakan apa yang perlu Anda lakukan”katanya”
Anda kembali keruang kerja Anda dan mengambil artikel Parker dari salah satu kardus Anda.Dengan membaca sekilas ,Anda melihat bahwa sebagian langkah –langkah itu tidak akan sukar untuk dilaksanakan diperusahaan yang tidak memiliki budaya etika.Namun,sebagianmembuat Anda berpikir dua kali mengenai keputusan anda untuk melaksanakannya sendiri.Anda memutuskan untuk menulis memo kepada Robert ,mendaftarkan langkah-langkah tersebut dan memberikan tingkat kesulitan untuk tiap langkah.Strategi Anda adalah menggunakan daftar ini sebagai cara untuk menyakinkan Robert bahwa ia perlu memulai budaya etika.
Tugas
Tulislah memo itu akan berisi tiga komponen utama:
1.Mulai memo Anda dengan alinea yang mengiktisarkan dampak dari kurangnya budaya etika perusahaan pada usaha anda untuk mencapai etika dalam IS.Tujuan dari alinea ini adalah mendapatkan perhatian Robert mengenai masalah etika
2.Daftarkan langkah-langkah dari rencana tindakan etika IS Anda.Untuk masing-masing tambahkan catatan,”Tingkat kesulitan” diikuti oleh nilai yang berkisar antara 0 (untuk tidak sukar) sampai 10 (untuk sangat sukar)Tingkat kesulitan itu mengangap bahwa tiak ada budaya etika .Tujuan dari bagian ini adalah menekankan bahwa budaya etika itu perlu.
3.Lanjutkan rencana tindakan Anda dengan daftar langkah-langkah lain yang Anda sarankan agar dilaksanakan dengan oleh Robert dalam menetapkan budaya etika.Untuk tiap langkah ,jelaskan secara ringkas bagaimana hal itu dicapai .Nyatakan secara jelas dukungan yang Anda berikan.
Jawaban:
Dear Mr. Robert, seperti yang telah kita bicarakan sebelumnya tentang budaya etika dalam suatu perusahaan. Perkenankanlah saya untuk menjelaskan betapa pentingnya budaya ini diterapkan dalam suatu organisasi perusahaan. Dengan budaya etika, kita bisa semakin menunjukkan jati diri perusahaan kita. Budaya etika bisa memberikan ciri khas, yang unik, yang dapat membedakan kita dengan perusahaan lainnya. Selain itu, budaya etika juga akan menciptakan lingkungan organisasi yang nyaman sehingga tiap karyawan dari level atas sampai level bawah akan saling menghormati dan menghargai satu sama lain. Dalam penerapan sistem informasi perusahaan, dengan budaya etika kita bisa menciptakan suasana penyampaian informasi dengan tepat dan cepat serta kita dapat memegang kontrol yang cukup kuat pada penyampaian sistem informasi. Selain itu, dengan penerapan budaya etika, setiap pengguna informasi dapat bertanggung jawab dan tidak menyalahgunakan informasi yang mereka dapatkan. Jadi kita bisa dapat memastikan tingginya tingkat keamanan data-data yang bersifat rahasia karena semua orang menerapkan budaya etika. Selain itu kita juga dapat memastikan hak karyawan untuk mendapatkan informasi yang tepat. Begitu banyak hal-hal lain yang semakin mendukung betapa pentingnya penerapan budaya etika tersebut dalam organisasi kita ini. Untuk itu, saya sangat membutuhkanmu untuk bekerja sama menerapkan budaya etika di dalam perusahaan kita ini. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat kita lakukan untuk menerapkan budaya etika dalam perusahaan kita.
1. Pengamanan informasi yang bersifat rahasia
Tingkat kesulitan = 8
Kita perlu menumbuhkan rasa loyalitas ke perusahaan kepada karyawan sehingga informasi-informasi yang bersifat rahasia tidak sampai bocor ke pihak luar yang sewaktu-waktu dapat digunakan untuk hal-hal yang tidak kita inginkan.
2. Penggunaan informasi secara tepat
Tingkat kesulitan = 5
Setiap karyawan harus diajarkan bagaimana mereka menggunakan informasi yang mereka dapatkan untuk diolah dengan tepat. Penggunaan informasi yang tidak semestinya, untuk tujuan yang tidak tepat juga akan mengakibatkan kerusakan informasi itu sendiri.
3. Penyampaian informasi dengan cepat
Tingkat kesulitan = 7
Karyawan juga diajarkan untuk menyampaikan informasi yang mereka dapatkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan dengan cepat. Penyampaian informasi yang lama akan mengakibatkan proses kinerja perusahaan tersebut semakin lama juga.
4. Penggunaan hak akses sistem
Tingkat kesulitan = 4
Setiap karyawan harus diajarkan agar mereka tidak menyalahgunakan hak akses sistem yang mereka dapatkan, mereka juga seharusnya tidak mempergunakan hak akses sistem orang lain dengan tidak tepat ataupun untuk tujuan yang merugikan orang tersebut.
Berikut ini akan saya utarakan budaya etika dalam kegiatan sehari-hari perusahaan:
1. Datang tepat waktu
Tingkat kesulitan = 5
Kita harus menerapkan disiplin pada tiap karyawan agar mereka tidak datang terlambat. Jika semua karyawan datang tepat waktu, kegiatan perusahaan juga akan berjalan tepat waktu juga.
2. Toleransi sesama karyawan
Tingkat Kesulitan = 2
Setiap karyawan harus ditanamkan rasa saling menghargai antara yang satu dengan yang lainnya sehingga akan tercipta hubungan yang harmonis dalam organisasi ini.
3. Menjaga norma kesopanan
Tingkat Kesulitan = 2
Kita harus menanamkan kepada tiap-tiap karyawan norma kesopanan, sehingga mereka dapat saling menghormati satu dengan yang lainnya. Begitu juga dengan pihak-pihak ekstern, dengan melihat karyawan yang sopan, nama baik perusahaan kita akan terjaga.
4. Menjaga nama baik dan menghargai pihak luar
Tiap karyawan harus diajarkan bagaimana menjaga nama baik dan menghargai pihak luar terutama kepada customer kita. Dengan nama baik yang terjaga, pihak-pihak luar akan semakin menghargai kita dan para customer juga akan menjaga hubungan kita dengan baik.
Masih banyak lagi budaya etika penggunaan informasi dan budaya etika lainnya yang belum dapat saya bahas dalam memo ini, mungkin dikesempatan berikutnya akan kita bahas lagi hal-hal penting yang meningkatkan budaya etika dalam perusahaan ini. Saya tidak dapat melakukannya sendirian Robert, oleh karena itu saya sangat membutuhkan kemurahan hatimu untuk membantu saya mewujudkan budaya etika ini.
Anda telah bekerja didivisi jasa informasi dari perusahaan induk Pet Store di Cedar Rapid selama 10 tahun.dan sedang menanjak menjadi direktur pengembangan sistem .Bulan lalu Anda dipilih untuk menjadi CIO dari anak perusahaan yang baru dijerman,yang diperoleh dari pemilik lama melalui bursa saham.Cio yang lama mengundurkan diri dan anda menggantikan kedudukannya,
Robert Jones dipertahankan sebagaidirektur utama Pet Store AG ,dan anda bertemu sebentar dengannya saat kedatangan Anda di Franfurt.Anda tidak pernah bekerja di Ewropa tetapi telah menyinggung hal ini dalam percakapan Anda dengan Robert dan mengungkapkan keinginan untuk menetapkan tingkat etika yang tinggi dalam operasi IS .Anda secara singkat menjelaskan rencana tindakan 10 langkah yang telah Anda baca di artikel majalah karangan Donn Parker.Anda terkejut saat mengetahui bahwa Pet Store AG sama sekali tidak memiliki budaya etika tidak menghalangi Anda mencapai Program Anda sendiri untuk memastikan operasi komputer yang etis .”Teruskan dan kerjakan apa yang perlu Anda lakukan”katanya”
Anda kembali keruang kerja Anda dan mengambil artikel Parker dari salah satu kardus Anda.Dengan membaca sekilas ,Anda melihat bahwa sebagian langkah –langkah itu tidak akan sukar untuk dilaksanakan diperusahaan yang tidak memiliki budaya etika.Namun,sebagianmembuat Anda berpikir dua kali mengenai keputusan anda untuk melaksanakannya sendiri.Anda memutuskan untuk menulis memo kepada Robert ,mendaftarkan langkah-langkah tersebut dan memberikan tingkat kesulitan untuk tiap langkah.Strategi Anda adalah menggunakan daftar ini sebagai cara untuk menyakinkan Robert bahwa ia perlu memulai budaya etika.
Tugas
Tulislah memo itu akan berisi tiga komponen utama:
1.Mulai memo Anda dengan alinea yang mengiktisarkan dampak dari kurangnya budaya etika perusahaan pada usaha anda untuk mencapai etika dalam IS.Tujuan dari alinea ini adalah mendapatkan perhatian Robert mengenai masalah etika
2.Daftarkan langkah-langkah dari rencana tindakan etika IS Anda.Untuk masing-masing tambahkan catatan,”Tingkat kesulitan” diikuti oleh nilai yang berkisar antara 0 (untuk tidak sukar) sampai 10 (untuk sangat sukar)Tingkat kesulitan itu mengangap bahwa tiak ada budaya etika .Tujuan dari bagian ini adalah menekankan bahwa budaya etika itu perlu.
3.Lanjutkan rencana tindakan Anda dengan daftar langkah-langkah lain yang Anda sarankan agar dilaksanakan dengan oleh Robert dalam menetapkan budaya etika.Untuk tiap langkah ,jelaskan secara ringkas bagaimana hal itu dicapai .Nyatakan secara jelas dukungan yang Anda berikan.
Jawaban:
Dear Mr. Robert, seperti yang telah kita bicarakan sebelumnya tentang budaya etika dalam suatu perusahaan. Perkenankanlah saya untuk menjelaskan betapa pentingnya budaya ini diterapkan dalam suatu organisasi perusahaan. Dengan budaya etika, kita bisa semakin menunjukkan jati diri perusahaan kita. Budaya etika bisa memberikan ciri khas, yang unik, yang dapat membedakan kita dengan perusahaan lainnya. Selain itu, budaya etika juga akan menciptakan lingkungan organisasi yang nyaman sehingga tiap karyawan dari level atas sampai level bawah akan saling menghormati dan menghargai satu sama lain. Dalam penerapan sistem informasi perusahaan, dengan budaya etika kita bisa menciptakan suasana penyampaian informasi dengan tepat dan cepat serta kita dapat memegang kontrol yang cukup kuat pada penyampaian sistem informasi. Selain itu, dengan penerapan budaya etika, setiap pengguna informasi dapat bertanggung jawab dan tidak menyalahgunakan informasi yang mereka dapatkan. Jadi kita bisa dapat memastikan tingginya tingkat keamanan data-data yang bersifat rahasia karena semua orang menerapkan budaya etika. Selain itu kita juga dapat memastikan hak karyawan untuk mendapatkan informasi yang tepat. Begitu banyak hal-hal lain yang semakin mendukung betapa pentingnya penerapan budaya etika tersebut dalam organisasi kita ini. Untuk itu, saya sangat membutuhkanmu untuk bekerja sama menerapkan budaya etika di dalam perusahaan kita ini. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat kita lakukan untuk menerapkan budaya etika dalam perusahaan kita.
1. Pengamanan informasi yang bersifat rahasia
Tingkat kesulitan = 8
Kita perlu menumbuhkan rasa loyalitas ke perusahaan kepada karyawan sehingga informasi-informasi yang bersifat rahasia tidak sampai bocor ke pihak luar yang sewaktu-waktu dapat digunakan untuk hal-hal yang tidak kita inginkan.
2. Penggunaan informasi secara tepat
Tingkat kesulitan = 5
Setiap karyawan harus diajarkan bagaimana mereka menggunakan informasi yang mereka dapatkan untuk diolah dengan tepat. Penggunaan informasi yang tidak semestinya, untuk tujuan yang tidak tepat juga akan mengakibatkan kerusakan informasi itu sendiri.
3. Penyampaian informasi dengan cepat
Tingkat kesulitan = 7
Karyawan juga diajarkan untuk menyampaikan informasi yang mereka dapatkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan dengan cepat. Penyampaian informasi yang lama akan mengakibatkan proses kinerja perusahaan tersebut semakin lama juga.
4. Penggunaan hak akses sistem
Tingkat kesulitan = 4
Setiap karyawan harus diajarkan agar mereka tidak menyalahgunakan hak akses sistem yang mereka dapatkan, mereka juga seharusnya tidak mempergunakan hak akses sistem orang lain dengan tidak tepat ataupun untuk tujuan yang merugikan orang tersebut.
Berikut ini akan saya utarakan budaya etika dalam kegiatan sehari-hari perusahaan:
1. Datang tepat waktu
Tingkat kesulitan = 5
Kita harus menerapkan disiplin pada tiap karyawan agar mereka tidak datang terlambat. Jika semua karyawan datang tepat waktu, kegiatan perusahaan juga akan berjalan tepat waktu juga.
2. Toleransi sesama karyawan
Tingkat Kesulitan = 2
Setiap karyawan harus ditanamkan rasa saling menghargai antara yang satu dengan yang lainnya sehingga akan tercipta hubungan yang harmonis dalam organisasi ini.
3. Menjaga norma kesopanan
Tingkat Kesulitan = 2
Kita harus menanamkan kepada tiap-tiap karyawan norma kesopanan, sehingga mereka dapat saling menghormati satu dengan yang lainnya. Begitu juga dengan pihak-pihak ekstern, dengan melihat karyawan yang sopan, nama baik perusahaan kita akan terjaga.
4. Menjaga nama baik dan menghargai pihak luar
Tiap karyawan harus diajarkan bagaimana menjaga nama baik dan menghargai pihak luar terutama kepada customer kita. Dengan nama baik yang terjaga, pihak-pihak luar akan semakin menghargai kita dan para customer juga akan menjaga hubungan kita dengan baik.
Masih banyak lagi budaya etika penggunaan informasi dan budaya etika lainnya yang belum dapat saya bahas dalam memo ini, mungkin dikesempatan berikutnya akan kita bahas lagi hal-hal penting yang meningkatkan budaya etika dalam perusahaan ini. Saya tidak dapat melakukannya sendirian Robert, oleh karena itu saya sangat membutuhkan kemurahan hatimu untuk membantu saya mewujudkan budaya etika ini.
Kasus - 4
ATHEN COMPUTER SALES AND SERVICE
Anda adalah manajer penjualan dari Athens Computer Sales and service,distributor terbesar perangkat keras dan lunak komputer di Yunani.Perusahaan Anda mewakili semua pemasok perangkat lunak terkemuka di dunia.
Suatu hari anda berada di kantor,mengerjakan rencana penjualan untuk taqhun depan yang akan mengarahkan para tenaga penjualan .Teman anda ,yang mengajara di suatu universitas perusahaan yunani .Dua tabel dari artikel tersebut sangat menarik .Yang satu(lihat tabel 4.2) menunjukan lokasi para manajer Yunani dalam organisasi mereka dan rata-rata jam per minggu mereka menggunakan komputer mereka.Yang lain (lihat tabel 4.3)menunjukan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan.Anda seang memikirkan bagaimana memasukan informasi tersebut kedalam rencana Anda.
Sebelum anda menerima laporan penelitian tersebut,Anda dan atasan Anda ,si pemilik,telah memutuskan untuk memfokuskan usaha penjualan pada koordinasi.jika para wiraniaga dapat menunjukan kepada para manajer diMNC Yunani bagaimana perangkat keras dan perangkat lunak Anda akan membantu mereka mengkooordinasikan sumber daya global mereka dengan lebih baik,pesanan akan berdatangan.
Anda tahu dari penelitian pemasaran bahwa sebagian besar MNC memiliki struktur orga nisasi yang didasarkan pada divisi fungsional sedunia ,dan mengikuti strategi tradisional.Perusahaan-perusahaan membuat sub rakitan pada pqabrik –pabrik yang tempatnya terpusat dan mengirimkan sub rakitan tersebut tersebut anak-anak perusahaan ,yang akan merakitnya menjadi barang jadi.
Anda bermaksud mengarahkan rencana penjualan Anda pada sasaran pasar yang khusus ini.Anda ingin mengarahkan usaha penjualan tepat pada titik yang paling memberikan hasil.Anda percaya ini lebih efektif daripada mencoba menjual segala sesuatu pada semua orang.
Tugas
Buatlah dua rencana satu untuk perusahaan induk MNC dan salah satu untuk anak-anak perusahaannya.Untuk tiap rencana,tentukan hal-hal berikut:
Tingkat manajemen tertentu yang harus dihubungi oleh wiraniaga agar kesempatan penjualan yang maksimum tercapai
Area fungsional tertentu (selain IS)yang harus dihubungi wiraniaga
Jenis perangkat keras (sarankan hanya satu)yang harus digunakanoleh manajer pada tingkatan yang dipilih dan area fungsional yang dipilih tersebut
Jenis –jenis perangkat lunak (Anda dapat menyarankan lebih dari satu)yang akan memungkinkan manajer mengkoordinasikan sumber daya yang menjadi tanggungjawabnya.
Untuk Spesifikasi Anda,beri penjelasan singkat(satu hingga tiga kalimat )mengapa pilihan itu dibuat.Beri judul “Rencana Penjualan untuk Perusahaan Induk”untuk daftar yang rencana Anda singkat dan mudah :para wiraniaga tiak suka banyak membaca .Pada tiap daftar,sertakan hanya empat pokok yang telah ditentukan diatas.
Jawaban:
Dear Bu Dian, soal ini tidak dicantumkan tabel 4.2 dan tabel 4.3. jadi saya tidak bisa menjawabnya bu karena patokan saya untuk menjawab tidak ada.
Anda adalah manajer penjualan dari Athens Computer Sales and service,distributor terbesar perangkat keras dan lunak komputer di Yunani.Perusahaan Anda mewakili semua pemasok perangkat lunak terkemuka di dunia.
Suatu hari anda berada di kantor,mengerjakan rencana penjualan untuk taqhun depan yang akan mengarahkan para tenaga penjualan .Teman anda ,yang mengajara di suatu universitas perusahaan yunani .Dua tabel dari artikel tersebut sangat menarik .Yang satu(lihat tabel 4.2) menunjukan lokasi para manajer Yunani dalam organisasi mereka dan rata-rata jam per minggu mereka menggunakan komputer mereka.Yang lain (lihat tabel 4.3)menunjukan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan.Anda seang memikirkan bagaimana memasukan informasi tersebut kedalam rencana Anda.
Sebelum anda menerima laporan penelitian tersebut,Anda dan atasan Anda ,si pemilik,telah memutuskan untuk memfokuskan usaha penjualan pada koordinasi.jika para wiraniaga dapat menunjukan kepada para manajer diMNC Yunani bagaimana perangkat keras dan perangkat lunak Anda akan membantu mereka mengkooordinasikan sumber daya global mereka dengan lebih baik,pesanan akan berdatangan.
Anda tahu dari penelitian pemasaran bahwa sebagian besar MNC memiliki struktur orga nisasi yang didasarkan pada divisi fungsional sedunia ,dan mengikuti strategi tradisional.Perusahaan-perusahaan membuat sub rakitan pada pqabrik –pabrik yang tempatnya terpusat dan mengirimkan sub rakitan tersebut tersebut anak-anak perusahaan ,yang akan merakitnya menjadi barang jadi.
Anda bermaksud mengarahkan rencana penjualan Anda pada sasaran pasar yang khusus ini.Anda ingin mengarahkan usaha penjualan tepat pada titik yang paling memberikan hasil.Anda percaya ini lebih efektif daripada mencoba menjual segala sesuatu pada semua orang.
Tugas
Buatlah dua rencana satu untuk perusahaan induk MNC dan salah satu untuk anak-anak perusahaannya.Untuk tiap rencana,tentukan hal-hal berikut:
Tingkat manajemen tertentu yang harus dihubungi oleh wiraniaga agar kesempatan penjualan yang maksimum tercapai
Area fungsional tertentu (selain IS)yang harus dihubungi wiraniaga
Jenis perangkat keras (sarankan hanya satu)yang harus digunakanoleh manajer pada tingkatan yang dipilih dan area fungsional yang dipilih tersebut
Jenis –jenis perangkat lunak (Anda dapat menyarankan lebih dari satu)yang akan memungkinkan manajer mengkoordinasikan sumber daya yang menjadi tanggungjawabnya.
Untuk Spesifikasi Anda,beri penjelasan singkat(satu hingga tiga kalimat )mengapa pilihan itu dibuat.Beri judul “Rencana Penjualan untuk Perusahaan Induk”untuk daftar yang rencana Anda singkat dan mudah :para wiraniaga tiak suka banyak membaca .Pada tiap daftar,sertakan hanya empat pokok yang telah ditentukan diatas.
Jawaban:
Dear Bu Dian, soal ini tidak dicantumkan tabel 4.2 dan tabel 4.3. jadi saya tidak bisa menjawabnya bu karena patokan saya untuk menjawab tidak ada.
Kasus - 3
THE OFFICE WORKS
Anda adalah Jackie Goudet,Adalah salah satru specialis informasi yang di Kanada yang akan mendapat jabatan manger EDI .Anda dipekerjakan untuk melaksanakan perean tersebut ketika anda memutuskan untuk berpindah dari manjemen jaringan umum kesalah satu specialis EDI.Iklan koran yang ditempatkan The Office Works,salah satu pengecer perlengkapan kantor terbesar,itulah yang membangkitkan minat anda. The Office Works telah mencoba perdagangan melalui jaringan elektronik yang dan memutuskan untuk terjun sepenuhnya .Perusahaan itu menyewa anda ntuk memasang sistem tersebut.Dua tahun lalu,anda mulai membangun hubungan elektronik dengan para pemasok an produsen serta para pedagang besar perlengkapan kantor dan pelanggan (perusahaan-perusahaan yang membeli perlengkapan kantor dari The Office Works).
Segalanya berjalan lancar ,dan anda tahu membuat keputusan yang tepat ketika Anda memilih untuk menggunakan Internet untuk pertukaran data.Andalah yang memiliki ie untuk menempatkan home page di Internet dan mengaitkannya dengan berbagai home page untuk “electronic commerce”. An “EDI”. Tanggapannya luar biasa. The Office Works home page dikunjungi lebih dari 100 kali per hari.
Anda sedang berada di meja anda di kantor pusat The Office Works ketika telepon berdering .Margaret Bennet,presiden direktur ,menelpon.Margaret memberitahukan Anda bahwa beberapa eksekutif ingin memperluas jaringan EDI dan agar Anda menemui mereka.Anda segera bangkit dan waktu rapat ditetapkan.
Margaret.
Terima kasih untuk semua yang datang.mari kita langsung ke pokok pembahasan .Sistem EDI kita telah sangat berhasil .Mungkin kita harus membiarkannya ,tetapi sebagian dari anda tertarik untuk membuat kaitan melampaui apa yang kita miliki-ke perusahaan-perusahaan yang menjual produk ke kita dan perusahaan-perusahaan yang membeli produk dari kita .Jojn(John Burn,chief financial officer),Anda pernah mengatakan pada saya bahwa anda ingin menggunakan jaringan elektronik untuk menyediakan informasi keuangan bank-bank ketika kita memohon pinjaman.Barbara Salsa,direktur sumber daya manusia ).Anda mengatakan minat yang sama untuk bertukar informasi dengan dengan kantor –kantor penempatan tenaga kerja dan pusat-pusat penempatan kerja di universiitas.Kita dapat memberitahu mereka apa yang kita inginkan dan mereka dapat memberitahu kita apa yang mereka punyai.Wilson(Wilson pruitt,CIO).saya tahu bahwa anda ingin memiliki hubungan yang seruupa dengan penjual perangkat keras dan perangkat lunak.Anda dapat mengirim permintaan untuk penawaran harga ,dan mereka dapat menjawab dengan usulan .Kita bahkan mungkin memperluas jangkauan pelanggan kita dengan menyertakan perorangan yang ingin membeli untuk keperluan rumah .Dan kita mungkin bisa bertindak lebih banyak dengan saluran pemerintah memperoleh indikator ekonomis dan statis bisnis serta menyerahkan laporan-laporan kita kepada pemerintah secara elektronik.Mungkin ada banyak sambungan baru lain yang dapat kita buat.Adakah diantara Anda yang memikirkan cara-cara lain kita dapat memperluas EDI?
(Setiap orang melihat pada orang lain,menuggu tanggapan ,tetapi tidak ada.Margaret jelas telah mempelajari kebutuhan tiap orang).
Margaret
Jadi,menurut anda bagaimana kita harus bergerak ?saya rasa kita tidak perlu melakukan semuanya sekaligus .Saya sarankan kita mengidentifikasi satu area dan berkonsentrasi padanya.(Margaret melihat pada anda )Jackie pilihlah salah satu kaitan yang telah kita bicarakkan .Pilihlah salah satu yang Anda rasa perlu diterapkan,Tuliskan suatu laporan singkat yang menjelaskan,satu,mengapa Anda memilih aplikasi tersebut,dua data dan informasi jenis apa yang akan ditransmisikan bolak-balik dan dan tiga apa manfaatnya bagi The Office Works,dapatkah Anda melakukannya ?
Jawaban:
Saya rasa ini sedikit rumit margareth, sangat sulit untuk memuaskan semua kepentingan orang dengan satu pilihan. Dulu pencarian informasi sangat sulit sampai ditemukannya google, web search engine yang membuat setiap orang menemukan informasi yang berbeda-beda dengan sangat cepat. Saya berpikir mungkin rencana jangka panjang perusahaan ini adalah mengembangkan aplikasi yang mengambil konsep serupa dengan google. Dangan persetujuan dari beberapa perusahaan-perusahaan pembeli dan penjual, bank-bank, universitas dan yayasan pencari kerja, ataupun lembaga-lembaga pemerintah. Seperi john misalnya, dengan bantuan web kau bisa berbagi laporan keuangan untuk mengajukan pinjaman. Sebenarnya hal tersebut tidak cukup rumit karena pada kenyataannya di era teknologi ini, semua bank sudah memiliki situs tersendiri untuk memudahkan kita melakukan transaksi melalui internet. Namun hal ini sangat riskan bagi kita, karena tingkat pengamanannya yang miungkin dapat dibobol oleh orang-orang tertentu sehingga kita perlu mengembangkan jalur privatisasi sendiri. Jalur khusus yang hanya bisa dilalui oleh kita dan bank-bank. Namun web ini dan situs ini tentunya harus mendapatkan persetujuan khusus dari bank-bank yang bekerja sama dengan kita. Tentunya hal itu yang sedikit menyulitkan kita.
Jika kau meminta pendapatku margaret, saya lebih tertarik dengan aplikasi memuat link-link khusus yang akan menghubungkan kita dengan pihak-pihak terkait. Link-link itu akan berada pada jalur belakang home page kita dengan kata lain tidak ditampilkan untuk umum. Pertama-tama kita akan membuat beberapa halaman yang dibagi berdasarkan fungsional-fungsional tertentu. Hal ini sama seperti disaat kita masuk kedalam account e-mail kita, atau seperti masuk ke dalam account facebook dan lainnya. Tiap accont (username dan password) yang berbeda akan memuat halaman yang berbeda berdasarkan fungsinya namun tidak akan di publish ke masyarakat umum. John misalnya saat kau masuk sebagai username Finance, kau akan terhubung dengan berbagai link-link bank dimana bank tersebut juga akan terhubung dengan kita. Kita dapat melakukan transaksi dengan pengamanan khusus, kau dapat mengupload laporan keuangan kita yang kemudian bisa didownload oleh bank-bank tertentu. Data-data yang ditransfer bisa berupa laporan keuangan dan laporan konfirmasi pinjaman dengan pihak bank. Dengan begitu, perusahaan dapat dengan cepat melakukan proses pengajuan pinjaman.
Barbara, jika kau masuk sebagai username HRD, kau akan terhubung dengan berbagai universitas-universitas dan yayasan terkait. Saat kita mengumumkan pembukaan lowongan terbaru, informasi tersebut akan dikirim via e-mail, atau langsung di publih juga ke dalam situs-situs yayasan dan penerima kerja dan universitas-universitas terkait. Setelah itu, mereka juga dapat mengirimkan balik by e-mail karyawan yang mereka rekomendasikan untuk bekerja di perusahaan kita. Dengan demikian, perusahaan dapat dengan cepat mendapatkan tenaga-tenaga ahli.
Begitu juga dengan wilson, dapat mengupload purchase orders bagi perusahaan software dan hardware serta melihat katalog yang mereka kirimkan. Semua itu dapat dilakukan jika kita bisa melakukan kerjasama dengan-dengan pihak yang terkait. Adapun data yang ditransfer pada umumnya hanya dokumen-dokumen, dan keuntungannya bagi perusahaan ini adalah efektifitas dan efisiensi waktu. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat melakukan hal-hal yang penting dengan sangat cepat dan tepat.
Anda adalah Jackie Goudet,Adalah salah satru specialis informasi yang di Kanada yang akan mendapat jabatan manger EDI .Anda dipekerjakan untuk melaksanakan perean tersebut ketika anda memutuskan untuk berpindah dari manjemen jaringan umum kesalah satu specialis EDI.Iklan koran yang ditempatkan The Office Works,salah satu pengecer perlengkapan kantor terbesar,itulah yang membangkitkan minat anda. The Office Works telah mencoba perdagangan melalui jaringan elektronik yang dan memutuskan untuk terjun sepenuhnya .Perusahaan itu menyewa anda ntuk memasang sistem tersebut.Dua tahun lalu,anda mulai membangun hubungan elektronik dengan para pemasok an produsen serta para pedagang besar perlengkapan kantor dan pelanggan (perusahaan-perusahaan yang membeli perlengkapan kantor dari The Office Works).
Segalanya berjalan lancar ,dan anda tahu membuat keputusan yang tepat ketika Anda memilih untuk menggunakan Internet untuk pertukaran data.Andalah yang memiliki ie untuk menempatkan home page di Internet dan mengaitkannya dengan berbagai home page untuk “electronic commerce”. An “EDI”. Tanggapannya luar biasa. The Office Works home page dikunjungi lebih dari 100 kali per hari.
Anda sedang berada di meja anda di kantor pusat The Office Works ketika telepon berdering .Margaret Bennet,presiden direktur ,menelpon.Margaret memberitahukan Anda bahwa beberapa eksekutif ingin memperluas jaringan EDI dan agar Anda menemui mereka.Anda segera bangkit dan waktu rapat ditetapkan.
Margaret.
Terima kasih untuk semua yang datang.mari kita langsung ke pokok pembahasan .Sistem EDI kita telah sangat berhasil .Mungkin kita harus membiarkannya ,tetapi sebagian dari anda tertarik untuk membuat kaitan melampaui apa yang kita miliki-ke perusahaan-perusahaan yang menjual produk ke kita dan perusahaan-perusahaan yang membeli produk dari kita .Jojn(John Burn,chief financial officer),Anda pernah mengatakan pada saya bahwa anda ingin menggunakan jaringan elektronik untuk menyediakan informasi keuangan bank-bank ketika kita memohon pinjaman.Barbara Salsa,direktur sumber daya manusia ).Anda mengatakan minat yang sama untuk bertukar informasi dengan dengan kantor –kantor penempatan tenaga kerja dan pusat-pusat penempatan kerja di universiitas.Kita dapat memberitahu mereka apa yang kita inginkan dan mereka dapat memberitahu kita apa yang mereka punyai.Wilson(Wilson pruitt,CIO).saya tahu bahwa anda ingin memiliki hubungan yang seruupa dengan penjual perangkat keras dan perangkat lunak.Anda dapat mengirim permintaan untuk penawaran harga ,dan mereka dapat menjawab dengan usulan .Kita bahkan mungkin memperluas jangkauan pelanggan kita dengan menyertakan perorangan yang ingin membeli untuk keperluan rumah .Dan kita mungkin bisa bertindak lebih banyak dengan saluran pemerintah memperoleh indikator ekonomis dan statis bisnis serta menyerahkan laporan-laporan kita kepada pemerintah secara elektronik.Mungkin ada banyak sambungan baru lain yang dapat kita buat.Adakah diantara Anda yang memikirkan cara-cara lain kita dapat memperluas EDI?
(Setiap orang melihat pada orang lain,menuggu tanggapan ,tetapi tidak ada.Margaret jelas telah mempelajari kebutuhan tiap orang).
Margaret
Jadi,menurut anda bagaimana kita harus bergerak ?saya rasa kita tidak perlu melakukan semuanya sekaligus .Saya sarankan kita mengidentifikasi satu area dan berkonsentrasi padanya.(Margaret melihat pada anda )Jackie pilihlah salah satu kaitan yang telah kita bicarakkan .Pilihlah salah satu yang Anda rasa perlu diterapkan,Tuliskan suatu laporan singkat yang menjelaskan,satu,mengapa Anda memilih aplikasi tersebut,dua data dan informasi jenis apa yang akan ditransmisikan bolak-balik dan dan tiga apa manfaatnya bagi The Office Works,dapatkah Anda melakukannya ?
Jawaban:
Saya rasa ini sedikit rumit margareth, sangat sulit untuk memuaskan semua kepentingan orang dengan satu pilihan. Dulu pencarian informasi sangat sulit sampai ditemukannya google, web search engine yang membuat setiap orang menemukan informasi yang berbeda-beda dengan sangat cepat. Saya berpikir mungkin rencana jangka panjang perusahaan ini adalah mengembangkan aplikasi yang mengambil konsep serupa dengan google. Dangan persetujuan dari beberapa perusahaan-perusahaan pembeli dan penjual, bank-bank, universitas dan yayasan pencari kerja, ataupun lembaga-lembaga pemerintah. Seperi john misalnya, dengan bantuan web kau bisa berbagi laporan keuangan untuk mengajukan pinjaman. Sebenarnya hal tersebut tidak cukup rumit karena pada kenyataannya di era teknologi ini, semua bank sudah memiliki situs tersendiri untuk memudahkan kita melakukan transaksi melalui internet. Namun hal ini sangat riskan bagi kita, karena tingkat pengamanannya yang miungkin dapat dibobol oleh orang-orang tertentu sehingga kita perlu mengembangkan jalur privatisasi sendiri. Jalur khusus yang hanya bisa dilalui oleh kita dan bank-bank. Namun web ini dan situs ini tentunya harus mendapatkan persetujuan khusus dari bank-bank yang bekerja sama dengan kita. Tentunya hal itu yang sedikit menyulitkan kita.
Jika kau meminta pendapatku margaret, saya lebih tertarik dengan aplikasi memuat link-link khusus yang akan menghubungkan kita dengan pihak-pihak terkait. Link-link itu akan berada pada jalur belakang home page kita dengan kata lain tidak ditampilkan untuk umum. Pertama-tama kita akan membuat beberapa halaman yang dibagi berdasarkan fungsional-fungsional tertentu. Hal ini sama seperti disaat kita masuk kedalam account e-mail kita, atau seperti masuk ke dalam account facebook dan lainnya. Tiap accont (username dan password) yang berbeda akan memuat halaman yang berbeda berdasarkan fungsinya namun tidak akan di publish ke masyarakat umum. John misalnya saat kau masuk sebagai username Finance, kau akan terhubung dengan berbagai link-link bank dimana bank tersebut juga akan terhubung dengan kita. Kita dapat melakukan transaksi dengan pengamanan khusus, kau dapat mengupload laporan keuangan kita yang kemudian bisa didownload oleh bank-bank tertentu. Data-data yang ditransfer bisa berupa laporan keuangan dan laporan konfirmasi pinjaman dengan pihak bank. Dengan begitu, perusahaan dapat dengan cepat melakukan proses pengajuan pinjaman.
Barbara, jika kau masuk sebagai username HRD, kau akan terhubung dengan berbagai universitas-universitas dan yayasan terkait. Saat kita mengumumkan pembukaan lowongan terbaru, informasi tersebut akan dikirim via e-mail, atau langsung di publih juga ke dalam situs-situs yayasan dan penerima kerja dan universitas-universitas terkait. Setelah itu, mereka juga dapat mengirimkan balik by e-mail karyawan yang mereka rekomendasikan untuk bekerja di perusahaan kita. Dengan demikian, perusahaan dapat dengan cepat mendapatkan tenaga-tenaga ahli.
Begitu juga dengan wilson, dapat mengupload purchase orders bagi perusahaan software dan hardware serta melihat katalog yang mereka kirimkan. Semua itu dapat dilakukan jika kita bisa melakukan kerjasama dengan-dengan pihak yang terkait. Adapun data yang ditransfer pada umumnya hanya dokumen-dokumen, dan keuntungannya bagi perusahaan ini adalah efektifitas dan efisiensi waktu. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat melakukan hal-hal yang penting dengan sangat cepat dan tepat.
Kasus - 2
WATER EQUIPMENT TECHOLOGI COMPANY DI MEXICO
Water Equipment Technology Company (WETCO) adalah suatu perusahaan manufaktur sistem pengolahan air limbah indusrti yang berbasis di Chicago.Perusahaan ini beroperasi diseluruh dunia,termasuk Mexico City.Emilio Chavez adalah Direktur utama dari WETCO Mexico,dan baru-baru ini telah memutuskan untuk menerapkan SPIR. WETCO Mexico memiliki operasi komputer mainframe yang besar tetapi tidak pernah memiliki suatu rencana informasi strategis.Chavez mengirimkan E-mail (surat Elektronik)kepaa angota komite eksekutif lain,memberitahukan mereka mengenai maksudnya ,dan menanyakan pendapat mereka .Dia telah menerima jawaban dari seluruh tiga anggota:Benito Flores,wakil direktur manufaktur dan penjualan :Juan Alfarez,wakl direktur keuangan : dan Betty Wilson,wakil direktur sistem informasi.Direktur Chavez membaca jawaban –jawaban Email tersebut:
Dari Benito:
Saya telah banyak memikirkan SPIR sejak kita mendiskusikannya dalam pertemuan komite eksekutif terakhir.Saya ingin bagian manufaktur dan penjnualan mengembangkan rencana strategis kami sendiri,terlepas dari semua bagian organisasi lain-termasuk bagian jasa informasi.Kami memiliki sejumlah besar peralatan komputer yang kami gunakan untuk aplikasi kami sendiri,dan kami harus memiliki kebebasan untuk merencanakan bagaimaana peralatan tersebut,dan peralatan tambahannya,akan digunakan dimasa depan.Biarkan Betty dan Juan berbuat hal yang sama –mengembangkan rencana strategis mereka sendiri sesuai keinginan mereka .
Dari Juan:
Terima kasih atas kesempatan untuk mengungkapkan pendapat saya .Saya pikir semua tiga wakil direktur harus bekerja sama dalam mengembangkan suatu rencana strategis.Kita memiliki hubungan kerja yang baik dan bekerja sama dalam aktifitas lain.Tidak ada alasan untuk menganggap bahwa suatu pendekatannSPIR bersama tidak akan berhasil
Dari Betty:
Jasa informasi harus menyiapkan rencana sumber daya informasi strategis untuk seluruh Polybac Mexico .Juan dan Benito telah memiliki banyak tanggungjawab dalam area mereka yang berharga bagi permasalahan jasa infromasi.Berikan jasa informasi seluruh tanggungjawab perencanaan strategis.
Setelah Chavez membaca tiga jawaban itu,ia bersanar pada kursinya dan berkata :
“pertemuan komite eksekutif selanjutnya pasti akan semakin menarik.”
Tugas
Anggaplah anda seorang konsultan ,dan direktur Chavez telah meminta anda untuk memberi saran paanya mengenai pendekatan SPIR.Buatlah sebuah memo kepadanya yang mencangkup:
Informasikan beliau keuntungan dan kerugian dari masing-masing tiga pendekatan itu.
Rekomendasikan pendekatan yang Anda yakin harus diterapkan.Iktisarkan secara ringkas alasan anda memilih pendekatan tersebut.
Jawaban:
Dear Mr. Chavez
Sebelumnya saya berterimakasih kepada anda karena anda telah mempercayakan saya untuk memberikan pendapat tentang suatu pendekatan sistem yang akan anda terapkan pada perusahaan anda. Berdasarkan informasi yang telah anda beritahukan sebelumnya tentang pendapat-pendapat dari ketiga anggota eksekutif anda, saya akan memberikan pembahasan tentang keuntungan dan kerugian dari ketiga pendapat anggota eksekutif tersebut. SPIR adalah salah satu penerapan sistem informasi yang sangat menarik, namun akan sangat fatal jika penerapan sistem tersebut tidak pada tempatnya.
Berdasarkan pendapatan Mr. Benito, akanlah sangat bagus jika semua divisi mengembangkan rencana mereka masing-masing. Dengan demikian, setiap divisi akan memberikan hasil terbaik mereka karena mereka akan mencari pendekatan-pendekatan berdasarkan permasalahan-permasalahan yang mereka alami. Karena permasalahan yang dialami divisi keuangan akan berbeda dengan masalah yang dialami oleh divisi manufaktur dan penjualan. Dengan kata lain mereka akan sebebas-bebasnya mencari pendekatan sistem informasi yang sangat baik untuk mereka. Namun, sayang sekali hal tersebut akan membuat perusahaan memisahkan fungsi divisi yang satu dengan divisi yang lainnya karena apa yang baik bagi divisi yang satu beulm tentu baik bagi divisi yang lain. Sebagai contoh pembelian bahan baku, divisi keuangan akan memikirkan pembelian secara besar-besaran dengan pertimbangan langkanya bahan baku di masa yang akan datang ataupun kenaikan harga dan sebagainya. Mereka pasti akan memikirkan sistem yang mempermudah mereka sehingga pada saat melakukan pembelian, mereka akan membuat rencana sistem dimana divisi keuangan hanya mengetahui informasi pembelian mereka tanpa melakukan verifikasi dan otorisasi terlebih dahulu dari divisi keuangan karena divisi keuangan akan sangat sulit menyetujui rencana pembelian dengan pertimbangan irit dan efisiensinya biaya pengeluaran. Dengan pertimbangan diatas, kita tidak boleh memisahkan fungsi tiap divisi-divisi dengan memberikan mereka kebebasan untuk mengembangkan rencana strategis mereka masing-masing karena pada dasarnya fungsi mereka harus terintegerasi satu dengan yang lainnya.
Pendapat Mr. Juan sangat menarik, dengan mengembangkan rencana strategis secara bersama-sama akan menyatukan setiap divisi dan menemukan rencana strategis yang baik bagi semua divisi. Namun, baik disini bukan berarti tepat karena pasti ada beberapa kepentingan yang tidak bisa ter-cover keseluruhan. Disamping itu, akan sedikit sulit dan memakan waktu panjang untuk menemukan skema sistem informasi secara bersama-sama mengingat kepentingan tiap divisi yang sangat berbeda-beda.
Sedangkan pendapat Mrs. Betty ada benarnya juga, karena perencanaan strategis ini berhubungan dengan sistem informasi yang tepat bagi Water Equipment Technology Company sehingga yang menguasai bagaimana jalannya informasi yang benar adalah divisi jasa informasi. Mereka pasti tahu bagaimana cara menyampaikan informasi dengan cepat ke tiap-tiap divisi. Namun, penyampaian informasi dengan cepat dan benar adalah bukan faktor utama yang akan membuat suksesnya SPIR. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah bagaimana proses itu berjalan, siapa saja yang menggunakannya, dan untuk apakah SPIR itu dilaksanakan. Dengan mengabaikan beberapa faktor-faktor pentingnya akan membuat informasi yang berjalan dari divisi ke divisi menjadi mentah karena tiap divisi akan mengolah informasi tersebut dengan cara yang berbeda.
Dan seperti yang anda minta Mr. Chavez, saya akan memberikan rekomendasi yang bisa anda terapkan pada perusahaan anda. Saya merekomendasikan penggabungan dari tiap-tiap pendapat para komite eksekutif lainnya. Baiknya, setiap divisi memikirkan pendekatan-pendekatan yang terbaik bagi mereka dengan bantuan dari jasa informasi. Sehingga dari semua pendekatan-pendekatan tersebut bisa dipilih mana yang baik dan digunakan dari tiap-tiap divisi dengan pertimbangan cepatnya dan lancarnya jalannya informasi dari divisi jasa informasi. Dengan demikian setiap divisi akan mampu terhubung dengan sangat baik.
Berikut adalah contoh dari pendekatan saya yang bisa anda terapkan. Pada saat pembelian, divisi manufaktur akan memberikan informasi kepada purchasing. Kemudian transaksi tersebut akan diteruskan kedivisi keuangan untuk mendapatkan otorisasi. Setelah dilakukan otorisasi, informasi tersebut akan langsung dikirim kembali oleh divisi keuangan kepada divisi manufaktur untuk mendapatkan verifikasi dan kembali lagi kepada purchasing. Ketika barang tersebut tiba, divisi manufaktur akan memberikan informasi kepada bagian purchasing dan divisi keuangan. Peran divisi jasa informasi disini adalah mengembangkan software yang stabil dan tidak berat untuk menyalurkan informasi tersebut dengan tepat. Demikianlah rekomendasi yang dapat saya berikan, bagaimanapun keputusan tetap ada ditangan anda.
Water Equipment Technology Company (WETCO) adalah suatu perusahaan manufaktur sistem pengolahan air limbah indusrti yang berbasis di Chicago.Perusahaan ini beroperasi diseluruh dunia,termasuk Mexico City.Emilio Chavez adalah Direktur utama dari WETCO Mexico,dan baru-baru ini telah memutuskan untuk menerapkan SPIR. WETCO Mexico memiliki operasi komputer mainframe yang besar tetapi tidak pernah memiliki suatu rencana informasi strategis.Chavez mengirimkan E-mail (surat Elektronik)kepaa angota komite eksekutif lain,memberitahukan mereka mengenai maksudnya ,dan menanyakan pendapat mereka .Dia telah menerima jawaban dari seluruh tiga anggota:Benito Flores,wakil direktur manufaktur dan penjualan :Juan Alfarez,wakl direktur keuangan : dan Betty Wilson,wakil direktur sistem informasi.Direktur Chavez membaca jawaban –jawaban Email tersebut:
Dari Benito:
Saya telah banyak memikirkan SPIR sejak kita mendiskusikannya dalam pertemuan komite eksekutif terakhir.Saya ingin bagian manufaktur dan penjnualan mengembangkan rencana strategis kami sendiri,terlepas dari semua bagian organisasi lain-termasuk bagian jasa informasi.Kami memiliki sejumlah besar peralatan komputer yang kami gunakan untuk aplikasi kami sendiri,dan kami harus memiliki kebebasan untuk merencanakan bagaimaana peralatan tersebut,dan peralatan tambahannya,akan digunakan dimasa depan.Biarkan Betty dan Juan berbuat hal yang sama –mengembangkan rencana strategis mereka sendiri sesuai keinginan mereka .
Dari Juan:
Terima kasih atas kesempatan untuk mengungkapkan pendapat saya .Saya pikir semua tiga wakil direktur harus bekerja sama dalam mengembangkan suatu rencana strategis.Kita memiliki hubungan kerja yang baik dan bekerja sama dalam aktifitas lain.Tidak ada alasan untuk menganggap bahwa suatu pendekatannSPIR bersama tidak akan berhasil
Dari Betty:
Jasa informasi harus menyiapkan rencana sumber daya informasi strategis untuk seluruh Polybac Mexico .Juan dan Benito telah memiliki banyak tanggungjawab dalam area mereka yang berharga bagi permasalahan jasa infromasi.Berikan jasa informasi seluruh tanggungjawab perencanaan strategis.
Setelah Chavez membaca tiga jawaban itu,ia bersanar pada kursinya dan berkata :
“pertemuan komite eksekutif selanjutnya pasti akan semakin menarik.”
Tugas
Anggaplah anda seorang konsultan ,dan direktur Chavez telah meminta anda untuk memberi saran paanya mengenai pendekatan SPIR.Buatlah sebuah memo kepadanya yang mencangkup:
Informasikan beliau keuntungan dan kerugian dari masing-masing tiga pendekatan itu.
Rekomendasikan pendekatan yang Anda yakin harus diterapkan.Iktisarkan secara ringkas alasan anda memilih pendekatan tersebut.
Jawaban:
Dear Mr. Chavez
Sebelumnya saya berterimakasih kepada anda karena anda telah mempercayakan saya untuk memberikan pendapat tentang suatu pendekatan sistem yang akan anda terapkan pada perusahaan anda. Berdasarkan informasi yang telah anda beritahukan sebelumnya tentang pendapat-pendapat dari ketiga anggota eksekutif anda, saya akan memberikan pembahasan tentang keuntungan dan kerugian dari ketiga pendapat anggota eksekutif tersebut. SPIR adalah salah satu penerapan sistem informasi yang sangat menarik, namun akan sangat fatal jika penerapan sistem tersebut tidak pada tempatnya.
Berdasarkan pendapatan Mr. Benito, akanlah sangat bagus jika semua divisi mengembangkan rencana mereka masing-masing. Dengan demikian, setiap divisi akan memberikan hasil terbaik mereka karena mereka akan mencari pendekatan-pendekatan berdasarkan permasalahan-permasalahan yang mereka alami. Karena permasalahan yang dialami divisi keuangan akan berbeda dengan masalah yang dialami oleh divisi manufaktur dan penjualan. Dengan kata lain mereka akan sebebas-bebasnya mencari pendekatan sistem informasi yang sangat baik untuk mereka. Namun, sayang sekali hal tersebut akan membuat perusahaan memisahkan fungsi divisi yang satu dengan divisi yang lainnya karena apa yang baik bagi divisi yang satu beulm tentu baik bagi divisi yang lain. Sebagai contoh pembelian bahan baku, divisi keuangan akan memikirkan pembelian secara besar-besaran dengan pertimbangan langkanya bahan baku di masa yang akan datang ataupun kenaikan harga dan sebagainya. Mereka pasti akan memikirkan sistem yang mempermudah mereka sehingga pada saat melakukan pembelian, mereka akan membuat rencana sistem dimana divisi keuangan hanya mengetahui informasi pembelian mereka tanpa melakukan verifikasi dan otorisasi terlebih dahulu dari divisi keuangan karena divisi keuangan akan sangat sulit menyetujui rencana pembelian dengan pertimbangan irit dan efisiensinya biaya pengeluaran. Dengan pertimbangan diatas, kita tidak boleh memisahkan fungsi tiap divisi-divisi dengan memberikan mereka kebebasan untuk mengembangkan rencana strategis mereka masing-masing karena pada dasarnya fungsi mereka harus terintegerasi satu dengan yang lainnya.
Pendapat Mr. Juan sangat menarik, dengan mengembangkan rencana strategis secara bersama-sama akan menyatukan setiap divisi dan menemukan rencana strategis yang baik bagi semua divisi. Namun, baik disini bukan berarti tepat karena pasti ada beberapa kepentingan yang tidak bisa ter-cover keseluruhan. Disamping itu, akan sedikit sulit dan memakan waktu panjang untuk menemukan skema sistem informasi secara bersama-sama mengingat kepentingan tiap divisi yang sangat berbeda-beda.
Sedangkan pendapat Mrs. Betty ada benarnya juga, karena perencanaan strategis ini berhubungan dengan sistem informasi yang tepat bagi Water Equipment Technology Company sehingga yang menguasai bagaimana jalannya informasi yang benar adalah divisi jasa informasi. Mereka pasti tahu bagaimana cara menyampaikan informasi dengan cepat ke tiap-tiap divisi. Namun, penyampaian informasi dengan cepat dan benar adalah bukan faktor utama yang akan membuat suksesnya SPIR. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah bagaimana proses itu berjalan, siapa saja yang menggunakannya, dan untuk apakah SPIR itu dilaksanakan. Dengan mengabaikan beberapa faktor-faktor pentingnya akan membuat informasi yang berjalan dari divisi ke divisi menjadi mentah karena tiap divisi akan mengolah informasi tersebut dengan cara yang berbeda.
Dan seperti yang anda minta Mr. Chavez, saya akan memberikan rekomendasi yang bisa anda terapkan pada perusahaan anda. Saya merekomendasikan penggabungan dari tiap-tiap pendapat para komite eksekutif lainnya. Baiknya, setiap divisi memikirkan pendekatan-pendekatan yang terbaik bagi mereka dengan bantuan dari jasa informasi. Sehingga dari semua pendekatan-pendekatan tersebut bisa dipilih mana yang baik dan digunakan dari tiap-tiap divisi dengan pertimbangan cepatnya dan lancarnya jalannya informasi dari divisi jasa informasi. Dengan demikian setiap divisi akan mampu terhubung dengan sangat baik.
Berikut adalah contoh dari pendekatan saya yang bisa anda terapkan. Pada saat pembelian, divisi manufaktur akan memberikan informasi kepada purchasing. Kemudian transaksi tersebut akan diteruskan kedivisi keuangan untuk mendapatkan otorisasi. Setelah dilakukan otorisasi, informasi tersebut akan langsung dikirim kembali oleh divisi keuangan kepada divisi manufaktur untuk mendapatkan verifikasi dan kembali lagi kepada purchasing. Ketika barang tersebut tiba, divisi manufaktur akan memberikan informasi kepada bagian purchasing dan divisi keuangan. Peran divisi jasa informasi disini adalah mengembangkan software yang stabil dan tidak berat untuk menyalurkan informasi tersebut dengan tepat. Demikianlah rekomendasi yang dapat saya berikan, bagaimanapun keputusan tetap ada ditangan anda.
Kasus - 1
Begini phill, baru-baru ini perusahaan kami di Automobile Software telah berhasil mengembangkan aplikasi perniagaan yang berintegrasi LAN (Local Area Networking). Aplikasi tersebut kami namakan SMART (Sales Management for Automobile Retail Trade). Meskipun namanya Sales Management, pada kenyataannya aplikasi tersebut tidak hanya fokus pada bagian penjualan saja. Aplikasi tersebut terdiri dari beberapa elemen penting yang saling berintegerasi, saling terhubung sehingga mempercepat jalur penyampaian informasi. Pada sederhananya kami membagi elemen tersebut menjadi 3 bagian, yaitu Sales Management System, Logistic Management System, dan terakhir Accounting System. Dengan memanfaatkan teknologi LAN kami mengkoneksikan ketiga departemen tersebut kedalam satu siklus yang pasti akan mempermudah penyampaian informasi tersebut. Dengan kata lain kau bisa saling berbagi informasi dengan departemen yang berbeda, dan sistem juga akan merekam secara otomatis setiap perubahan-perubahan yang terjadi pada tiap bagian dan memberitahukan proses tersebut kepada bagian yang membutuhkan informasi. Update data akan semakin cepat, data control juga akan semakin mudah, dan share informasi juga tidak akan serumit pencatatan manual yang saat ini kau lakukan pada perusahaanmu itu.
Begini phill, baru-baru ini perusahaan kami di Automobile Software telah berhasil mengembangkan aplikasi perniagaan yang berintegrasi LAN (Local Area Networking). Aplikasi tersebut kami namakan SMART (Sales Management for Automobile Retail Trade). Meskipun namanya Sales Management, pada kenyataannya aplikasi tersebut tidak hanya fokus pada bagian penjualan saja. Aplikasi tersebut terdiri dari beberapa elemen penting yang saling berintegerasi, saling terhubung sehingga mempercepat jalur penyampaian informasi. Pada sederhananya kami membagi elemen tersebut menjadi 3 bagian, yaitu Sales Management System, Logistic Management System, dan terakhir Accounting System. Dengan memanfaatkan teknologi LAN kami mengkoneksikan ketiga departemen tersebut kedalam satu siklus yang pasti akan mempermudah penyampaian informasi tersebut. Dengan kata lain kau bisa saling berbagi informasi dengan departemen yang berbeda, dan sistem juga akan merekam secara otomatis setiap perubahan-perubahan yang terjadi pada tiap bagian dan memberitahukan proses tersebut kepada bagian yang membutuhkan informasi. Update data akan semakin cepat, data control juga akan semakin mudah, dan share informasi juga tidak akan serumit pencatatan manual yang saat ini kau lakukan pada perusahaanmu itu.
Berikut aku akan menjelaskan fungsi aplikasi ini pada tiap bagian yang telah aku beritahukan padamu:
- Logistic Management
Pada aplikasi ini, kami menyiapkan database khusus, kami menggunakan my sql database sebagai setup defaultnya atau kami bisa mengganti database tersebut sesuai yang kau inginkan seperti oracle, microsoft office acess, sql server dan lain-lain. Fungsi database ini sendiri adalah untuk menyimpan informasi-informasi produk yang kau gunakan dalam perusahaanmu. Dalam hal ini mobil dan truk. Pada awalnya, kami akan mensetup dan mendata setiap produk yang ada dalam perusahaan tersebut. Produk-produk tersebut akan kami berikan kode seperti nomor seri mobil atau apapun sesuai keinginanmu phill. Selain itu, jumlah dari tiap jenis produk tersebut akan diinput dalam aplikasi ini. Disitulah peranan utama departemen logistic yang ada di perusahaanmu. Setiap mobil yang datang, pegawaimu harus menginput dan memasukkannya dalam sistem berapa jumlah barang yang masuk beserta nomor serinya. Kemudian sistem ini akan melakukan pengupdatean data kepada dua bagian lainnya. Kebagian sales (marketing management) untuk memberitahukan stock mobil yang bertambah. Ke bagian Accounting untuk memberitahu berapa jumlah mobil yang kita beli atau kita datangkan. Percayalah padaku, update data ini hanya memakan waktu dua puluh detik phill, karena sistem ini telah terkoneksi dengan baik pada bagian-bagian yang lainnya.
- Sales Management
Seperti yang sudah kau ketahui, pada bagian sales sistem akan menampilkan jumlah stock mobil yang bertambah beserta kodenya. Saat mereka ingin melakukan penjualan, mereka akan memasukkan kode mobil yang akan mereka jual beserta jumlahnya. Selain itu, untuk mengatasi masalahmu yang dimana sales menjual mobil yang sama kepada dua customer sales akan memasukkan data-data customer yang membeli mobil tersebut disamping itu merka akan menginput sapakah yang menjualnua untuk report tahunan nanti. Pada database, mobil dengan nomor seri yang akan dijual sales akan dipisahkan dari stock mobil di logistic dan memasukkannya ke dalam record yang berbeda namun dalam database yang sama yaitu record penjualan dimana terdapat field kode mobil, mobil yang dijual, sales yang menjualya dan customer yang membelinya. Jika ada sales lain yang ingin melakukan penjualan juga, sistem akan melakukan verifikasi pada record penjualan tersebut terlebih dahulu. Jika terdapat kode seri yang sama, sistem akan memberikan text peringatan bahwa mobil tersebut telah dijual aoleh sales lain. Setelah melakukan verifikasi, sistem akan memberikan notifikasi (sejenis informasi pemberitahuan) kepada departemen logistic bahwa barang tersebut akan dijual. Dan tugas selanjutnya dari departemen logistic adalah mengkonfirmasi transaksi tersebut. Setelah dilakukan konfirmasi, sistem akan dengan otomatis mengirimkan data tersebut kebagian accounting dan menambah penjualan.
- Accounting Management
Kami memasukkan peranan accounting management dalam sistem ini adalah untuk mempermudah penghitungan pembelian dan penjualanmu. Seperti yang kau ketahui, accounting departement akan mendapatkan informasi stock barang dari departement logistic. Dan mendapatkan informasi penjualan dari marketing departemen. Tapi pada kenyataannya, harga beli dan harga jual dari mobil-mobil tersebut bermula dari accounting departement. Saat melakukan pembelian, logistic akan memberitahukan informasi barang masuk dan sistem akan mencocokkan mobil tersebut beserta kode serinya dengan record harga beli accounting. Setelah dilakukan verifikasi dari bagian accounting, barulah logistic bisa melakukan update stock pada sistem. Begitu juga penjualan, sales tidak akan bisa melakukan penjualan tanpa ada verifikasi dari bagian accounting walaupun sebelum dilakukan konfirmasi dari bagian logistic.
Jadi kesimpulannya adalah kau tidak akan dapat melakukan pembelian jika tidak dapat verifikasi dari bagian accounting yang akan memasukkannya kedalam stock dan langsung diupdate kedepartemen sales. Begitu juga dengan sales. Dengarkan baik-baik phill, sistem ini adalah pemecahan masalah perusahaanmu. Dan jika kau setuju, kau bisa membangun pusat server dikantormu sehingga transfer informasi dari tiap departemen dapat dilakukan dengan stabil, atau bahkan kau bisa melakukan koneksi ke jaringan global seperti internet. Dan terakhir, kau bisa melakukan backup pada database tiap bulan. Jadi apalagi yang masih kau pikirkan?
Langganan:
Postingan (Atom)