Kasus - 1

FREEWAY FORD

Anda seorang wiraniaga Automobile Software Inc.Suatu perusahaan Internasional yang memasarkan suatu paket perangkat lunak yang digunakan oleh dealer mobil.Suatu hari selagi anda berbicara dengan James Kahler,manjer penjualan Free Ford,Anda mengetahui bahwa Perusahaannya memiliki masalah dengan persediaannya.Catatan manual yang mereka buat tidak mencerminkan secara akurat status persediaan-jumlah dan jenis mobil dan truk dipelataran.Saat pengiriman baru tiba ,diperlukan beberapa hari untuk memperbaruui catatan persediaan.Seorang wiraniaga mungkin mendapatkan pembeli yang menginginkan suatu mobil tertentu ,dan mungkin mobil tersebut baru diterima dan ada dipelataran,tetapi wiraniaga ini tidak dapat mengetahuinya.Sebuah penjualan gagal karena informasi yang buruk.Masalah lain timbul ketika dua wiraniaga menjualmobil yang sama kepada dua pembeli.Hal ini terjadi karena catatan persediaan tidak segera diperbarui setelah suatu penjualan.
Anda tahu bahwa paket paket perangkat lunak anda ,yang biasa disebut SMART(Sales Management For Automobile Retail Trade),dapat memecahkan permasalahan ini.Dengan SMART ,suatu dealer dapat memperbarui catatan komputer selalu mencerminkan secara tepat apa yang terdapat dipelataran.Biaya perangkat lunak dan perangkat keras sangat terjangkau oleh suatu dealer mobil terbaru.
Langkah anda selanjutnya adalah mendekati direktur FREEWAY FORD yang baru ,Phil Rain,dan melancarkan penjualan.Saat anda menelpon Phil untuk menjelaskan produk Anda,Ia memotong Anda berkata:”Dengar,Saya masih baru dalam jabatan ini.”Saya baru lulus dari suatu universitas ternama di Pesisir Pasifik,dengan kesarejanaan dalam teori sistem.Jika Anda dpat menjelaskan bagaimana Produk Anda dapat membantu kami ,dalam istilah –istilah sistem,saya pikkir saya dapat mengerti.Sekarang ,”Jelaskanlah”
Tugas
Jelaskan ,dalam istilah-istilah sistem,bagaimana SMART dapat menguntungkan FREEWAY FORD.

Jawaban:

            Begini phill, baru-baru ini perusahaan kami di Automobile Software telah berhasil mengembangkan aplikasi perniagaan yang berintegrasi LAN (Local Area Networking). Aplikasi tersebut kami namakan SMART (Sales Management for Automobile Retail Trade). Meskipun namanya Sales Management, pada kenyataannya aplikasi tersebut tidak hanya fokus pada bagian penjualan saja. Aplikasi tersebut terdiri dari beberapa elemen penting yang saling berintegerasi, saling terhubung sehingga mempercepat jalur penyampaian informasi. Pada sederhananya kami membagi elemen tersebut menjadi 3 bagian, yaitu Sales Management System, Logistic Management System, dan terakhir Accounting System. Dengan memanfaatkan teknologi LAN kami mengkoneksikan ketiga departemen tersebut kedalam satu siklus yang pasti akan mempermudah penyampaian informasi tersebut. Dengan kata lain kau bisa saling berbagi informasi dengan departemen yang berbeda, dan sistem juga akan merekam secara otomatis setiap perubahan-perubahan yang terjadi pada tiap bagian dan memberitahukan proses tersebut kepada bagian yang membutuhkan informasi. Update data akan semakin cepat, data control juga akan semakin mudah, dan share informasi juga tidak akan serumit pencatatan manual yang saat ini kau lakukan pada perusahaanmu itu.

            Berikut aku akan menjelaskan fungsi aplikasi ini pada tiap bagian yang telah aku beritahukan padamu:

- Logistic Management

  Pada aplikasi ini, kami menyiapkan database khusus, kami menggunakan my sql database sebagai setup defaultnya atau kami bisa mengganti database tersebut sesuai yang kau inginkan seperti oracle, microsoft office acess, sql server dan lain-lain. Fungsi database ini sendiri adalah untuk menyimpan informasi-informasi produk yang kau gunakan dalam perusahaanmu. Dalam hal ini mobil dan truk. Pada awalnya, kami akan mensetup dan mendata setiap produk yang ada dalam perusahaan tersebut. Produk-produk tersebut akan kami berikan kode seperti nomor seri mobil atau apapun sesuai keinginanmu phill. Selain itu, jumlah dari tiap jenis produk tersebut akan diinput dalam aplikasi ini. Disitulah peranan utama departemen logistic yang ada di perusahaanmu. Setiap mobil yang datang, pegawaimu harus menginput dan memasukkannya dalam sistem berapa jumlah barang yang masuk beserta nomor serinya. Kemudian sistem ini akan melakukan pengupdatean data kepada dua bagian lainnya. Kebagian sales (marketing management) untuk memberitahukan stock mobil yang bertambah. Ke bagian Accounting untuk memberitahu berapa jumlah mobil yang kita beli atau kita datangkan. Percayalah padaku, update data ini hanya memakan waktu dua puluh detik phill, karena sistem ini telah terkoneksi dengan baik pada bagian-bagian yang lainnya.

- Sales Management

  Seperti yang sudah kau ketahui, pada bagian sales sistem akan menampilkan jumlah stock mobil yang bertambah beserta kodenya. Saat mereka ingin melakukan penjualan, mereka akan memasukkan kode mobil yang akan mereka jual beserta jumlahnya. Selain itu, untuk mengatasi masalahmu yang dimana sales menjual mobil yang sama kepada dua customer sales akan memasukkan data-data customer yang membeli mobil tersebut disamping itu merka akan menginput sapakah yang menjualnua untuk report tahunan nanti. Pada database, mobil dengan nomor seri yang akan dijual sales akan dipisahkan dari stock mobil di logistic dan memasukkannya ke dalam record yang berbeda namun dalam database yang sama yaitu record penjualan dimana terdapat field kode mobil, mobil yang dijual, sales yang menjualya dan customer yang membelinya. Jika ada sales lain yang ingin melakukan penjualan juga, sistem akan melakukan verifikasi pada record penjualan tersebut terlebih dahulu. Jika terdapat kode seri yang sama, sistem akan memberikan text peringatan bahwa mobil tersebut telah dijual aoleh sales lain. Setelah melakukan verifikasi, sistem akan memberikan notifikasi (sejenis informasi pemberitahuan) kepada departemen logistic bahwa barang tersebut akan dijual. Dan tugas selanjutnya dari departemen logistic adalah mengkonfirmasi transaksi tersebut. Setelah dilakukan konfirmasi, sistem akan dengan otomatis mengirimkan data tersebut kebagian accounting dan menambah penjualan.

- Accounting Management

  Kami memasukkan peranan accounting management dalam sistem ini adalah untuk mempermudah penghitungan pembelian dan penjualanmu. Seperti yang kau ketahui, accounting departement akan mendapatkan informasi stock barang dari departement logistic. Dan mendapatkan informasi penjualan dari marketing departemen. Tapi pada kenyataannya, harga beli dan harga jual dari mobil-mobil tersebut bermula dari accounting departement. Saat melakukan pembelian, logistic akan memberitahukan informasi barang masuk dan sistem akan mencocokkan mobil tersebut beserta kode serinya dengan record harga beli accounting. Setelah dilakukan verifikasi dari bagian accounting, barulah logistic bisa melakukan update stock pada sistem. Begitu juga penjualan, sales tidak akan bisa melakukan penjualan tanpa ada verifikasi dari bagian accounting walaupun sebelum dilakukan konfirmasi dari bagian logistic.

            Jadi kesimpulannya adalah kau tidak akan dapat melakukan pembelian jika tidak dapat verifikasi dari bagian accounting yang akan memasukkannya kedalam stock dan langsung diupdate kedepartemen sales. Begitu juga dengan sales. Dengarkan baik-baik phill, sistem ini adalah pemecahan masalah perusahaanmu. Dan jika kau setuju, kau bisa membangun pusat server dikantormu sehingga transfer informasi dari tiap departemen dapat dilakukan dengan stabil, atau bahkan kau bisa melakukan koneksi ke jaringan global seperti internet. Dan terakhir, kau bisa melakukan backup pada database tiap bulan. Jadi apalagi yang masih kau pikirkan?