Kasus - 5

THE PET STORE AG

Anda telah bekerja didivisi jasa informasi dari perusahaan induk Pet Store di Cedar Rapid selama 10 tahun.dan sedang menanjak menjadi direktur pengembangan sistem .Bulan lalu Anda dipilih untuk menjadi CIO dari anak perusahaan yang baru dijerman,yang diperoleh dari pemilik lama melalui bursa saham.Cio yang lama mengundurkan diri dan anda menggantikan kedudukannya,
Robert Jones dipertahankan sebagaidirektur utama Pet Store AG ,dan anda bertemu sebentar dengannya saat kedatangan Anda di Franfurt.Anda tidak pernah bekerja di Ewropa tetapi telah menyinggung hal ini dalam percakapan Anda dengan Robert dan mengungkapkan keinginan untuk menetapkan tingkat etika yang tinggi dalam operasi IS .Anda secara singkat menjelaskan rencana tindakan 10 langkah yang telah Anda baca di artikel majalah karangan Donn Parker.Anda terkejut saat mengetahui bahwa Pet Store AG sama sekali tidak memiliki budaya etika tidak menghalangi Anda mencapai Program Anda sendiri untuk memastikan operasi komputer yang etis .”Teruskan dan kerjakan apa yang perlu Anda lakukan”katanya”
Anda kembali keruang kerja Anda dan mengambil artikel Parker dari salah satu kardus Anda.Dengan membaca sekilas ,Anda melihat bahwa sebagian langkah –langkah itu tidak akan sukar untuk dilaksanakan diperusahaan yang tidak memiliki budaya etika.Namun,sebagianmembuat Anda berpikir dua kali mengenai keputusan anda untuk melaksanakannya sendiri.Anda memutuskan untuk menulis memo kepada Robert ,mendaftarkan langkah-langkah tersebut dan memberikan tingkat kesulitan untuk tiap langkah.Strategi Anda adalah menggunakan daftar ini sebagai cara untuk menyakinkan Robert bahwa ia perlu memulai budaya etika.
Tugas
Tulislah memo itu akan berisi tiga komponen utama:
1.Mulai memo Anda dengan alinea yang mengiktisarkan dampak dari kurangnya budaya etika perusahaan pada usaha anda untuk mencapai etika dalam IS.Tujuan dari alinea ini adalah mendapatkan perhatian Robert mengenai masalah etika
2.Daftarkan langkah-langkah dari rencana tindakan etika IS Anda.Untuk masing-masing tambahkan catatan,”Tingkat kesulitan” diikuti oleh nilai yang berkisar antara 0 (untuk tidak sukar) sampai 10 (untuk sangat sukar)Tingkat kesulitan itu mengangap bahwa tiak ada budaya etika .Tujuan dari bagian ini adalah menekankan bahwa budaya etika itu perlu.
3.Lanjutkan rencana tindakan Anda dengan daftar langkah-langkah lain yang Anda sarankan agar dilaksanakan dengan oleh Robert dalam menetapkan budaya etika.Untuk tiap langkah ,jelaskan secara ringkas bagaimana hal itu dicapai .Nyatakan secara jelas dukungan yang Anda berikan.

Jawaban:

Dear Mr. Robert, seperti yang telah kita bicarakan sebelumnya tentang budaya etika dalam suatu perusahaan. Perkenankanlah saya untuk menjelaskan betapa pentingnya budaya ini diterapkan dalam suatu organisasi perusahaan. Dengan budaya etika, kita bisa semakin menunjukkan jati diri perusahaan kita. Budaya etika bisa memberikan ciri khas, yang unik, yang dapat membedakan kita dengan perusahaan lainnya. Selain itu, budaya etika juga akan menciptakan lingkungan organisasi yang nyaman sehingga tiap karyawan dari level atas sampai level bawah akan saling menghormati dan menghargai satu sama lain. Dalam penerapan sistem informasi perusahaan, dengan budaya etika kita bisa menciptakan suasana penyampaian informasi dengan tepat dan cepat serta kita dapat memegang kontrol yang cukup kuat pada penyampaian sistem informasi. Selain itu, dengan penerapan budaya etika, setiap pengguna informasi dapat bertanggung jawab dan tidak menyalahgunakan informasi yang mereka dapatkan. Jadi kita bisa dapat memastikan tingginya tingkat keamanan data-data yang bersifat rahasia karena semua orang menerapkan budaya etika. Selain itu kita juga dapat memastikan hak karyawan untuk mendapatkan informasi yang tepat. Begitu banyak hal-hal lain yang semakin mendukung betapa pentingnya penerapan budaya etika tersebut dalam organisasi kita ini. Untuk itu, saya sangat membutuhkanmu untuk bekerja sama menerapkan budaya etika di dalam perusahaan kita ini. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat kita lakukan untuk menerapkan budaya etika dalam perusahaan kita.

1. Pengamanan informasi yang bersifat rahasia
Tingkat kesulitan = 8
Kita perlu menumbuhkan rasa loyalitas ke perusahaan kepada karyawan sehingga informasi-informasi yang bersifat rahasia tidak sampai bocor ke pihak luar yang sewaktu-waktu dapat digunakan untuk hal-hal yang tidak kita inginkan.
2. Penggunaan informasi secara tepat
Tingkat kesulitan = 5
Setiap karyawan harus diajarkan bagaimana mereka menggunakan informasi yang mereka dapatkan untuk diolah dengan tepat. Penggunaan informasi yang tidak semestinya, untuk tujuan yang tidak tepat juga akan mengakibatkan kerusakan informasi itu sendiri.
3. Penyampaian informasi dengan cepat
Tingkat kesulitan = 7
Karyawan juga diajarkan untuk menyampaikan informasi yang mereka dapatkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan dengan cepat. Penyampaian informasi yang lama akan mengakibatkan proses kinerja perusahaan tersebut semakin lama juga.

4. Penggunaan hak akses sistem
Tingkat kesulitan = 4
Setiap karyawan harus diajarkan agar mereka tidak menyalahgunakan hak akses sistem yang mereka dapatkan, mereka juga seharusnya tidak mempergunakan hak akses sistem orang lain dengan tidak tepat ataupun untuk tujuan yang merugikan orang tersebut.
Berikut ini akan saya utarakan budaya etika dalam kegiatan sehari-hari perusahaan:
1. Datang tepat waktu
Tingkat kesulitan = 5
Kita harus menerapkan disiplin pada tiap karyawan agar mereka tidak datang terlambat. Jika semua karyawan datang tepat waktu, kegiatan perusahaan juga akan berjalan tepat waktu juga.
2. Toleransi sesama karyawan
Tingkat Kesulitan = 2
Setiap karyawan harus ditanamkan rasa saling menghargai antara yang satu dengan yang lainnya sehingga akan tercipta hubungan yang harmonis dalam organisasi ini.
3. Menjaga norma kesopanan
Tingkat Kesulitan = 2
Kita harus menanamkan kepada tiap-tiap karyawan norma kesopanan, sehingga mereka dapat saling menghormati satu dengan yang lainnya. Begitu juga dengan pihak-pihak ekstern, dengan melihat karyawan yang sopan, nama baik perusahaan kita akan terjaga.
4. Menjaga nama baik dan menghargai pihak luar
Tiap karyawan harus diajarkan bagaimana menjaga nama baik dan menghargai pihak luar terutama kepada customer kita. Dengan nama baik yang terjaga, pihak-pihak luar akan semakin menghargai kita dan para customer juga akan menjaga hubungan kita dengan baik.
Masih banyak lagi budaya etika penggunaan informasi dan budaya etika lainnya yang belum dapat saya bahas dalam memo ini, mungkin dikesempatan berikutnya akan kita bahas lagi hal-hal penting yang meningkatkan budaya etika dalam perusahaan ini. Saya tidak dapat melakukannya sendirian Robert, oleh karena itu saya sangat membutuhkan kemurahan hatimu untuk membantu saya mewujudkan budaya etika ini.