Kasus - 2

WATER EQUIPMENT TECHOLOGI COMPANY DI MEXICO

Water Equipment Technology Company (WETCO) adalah suatu perusahaan manufaktur sistem pengolahan air limbah indusrti yang berbasis di Chicago.Perusahaan ini beroperasi diseluruh dunia,termasuk Mexico City.Emilio Chavez adalah Direktur utama dari WETCO Mexico,dan baru-baru ini telah memutuskan untuk menerapkan SPIR. WETCO Mexico memiliki operasi komputer mainframe yang besar tetapi tidak pernah memiliki suatu rencana informasi strategis.Chavez mengirimkan E-mail (surat Elektronik)kepaa angota komite eksekutif lain,memberitahukan mereka mengenai maksudnya ,dan menanyakan pendapat mereka .Dia telah menerima jawaban dari seluruh tiga anggota:Benito Flores,wakil direktur manufaktur dan penjualan :Juan Alfarez,wakl direktur keuangan : dan Betty Wilson,wakil direktur sistem informasi.Direktur Chavez membaca jawaban –jawaban Email tersebut:
Dari Benito:
Saya telah banyak memikirkan SPIR sejak kita mendiskusikannya dalam pertemuan komite eksekutif terakhir.Saya ingin bagian manufaktur dan penjnualan mengembangkan rencana strategis kami sendiri,terlepas dari semua bagian organisasi lain-termasuk bagian jasa informasi.Kami memiliki sejumlah besar peralatan komputer yang kami gunakan untuk aplikasi kami sendiri,dan kami harus memiliki kebebasan untuk merencanakan bagaimaana peralatan tersebut,dan peralatan tambahannya,akan digunakan dimasa depan.Biarkan Betty dan Juan berbuat hal yang sama –mengembangkan rencana strategis mereka sendiri sesuai keinginan mereka .
Dari Juan:
Terima kasih atas kesempatan untuk mengungkapkan pendapat saya .Saya pikir semua tiga wakil direktur harus bekerja sama dalam mengembangkan suatu rencana strategis.Kita memiliki hubungan kerja yang baik dan bekerja sama dalam aktifitas lain.Tidak ada alasan untuk menganggap bahwa suatu pendekatannSPIR bersama tidak akan berhasil
Dari Betty:
Jasa informasi harus menyiapkan rencana sumber daya informasi strategis untuk seluruh Polybac Mexico .Juan dan Benito telah memiliki banyak tanggungjawab dalam area mereka yang berharga bagi permasalahan jasa infromasi.Berikan jasa informasi seluruh tanggungjawab perencanaan strategis.
Setelah Chavez membaca tiga jawaban itu,ia bersanar pada kursinya dan berkata :
“pertemuan komite eksekutif selanjutnya pasti akan semakin menarik.”

Tugas
Anggaplah anda seorang konsultan ,dan direktur Chavez telah meminta anda untuk memberi saran paanya mengenai pendekatan SPIR.Buatlah sebuah memo kepadanya yang mencangkup:
Informasikan beliau keuntungan dan kerugian dari masing-masing tiga pendekatan itu.
Rekomendasikan pendekatan yang Anda yakin harus diterapkan.Iktisarkan secara ringkas alasan anda memilih pendekatan tersebut.

Jawaban:

Dear Mr. Chavez

Sebelumnya saya berterimakasih kepada anda karena anda telah mempercayakan saya untuk memberikan pendapat tentang suatu pendekatan sistem yang akan anda terapkan pada perusahaan anda. Berdasarkan informasi yang telah anda beritahukan sebelumnya tentang pendapat-pendapat dari ketiga anggota eksekutif anda, saya akan memberikan pembahasan tentang keuntungan dan kerugian dari ketiga pendapat anggota eksekutif tersebut. SPIR adalah salah satu penerapan sistem informasi yang sangat menarik, namun akan sangat fatal jika penerapan sistem tersebut tidak pada tempatnya.
Berdasarkan pendapatan Mr. Benito, akanlah sangat bagus jika semua divisi mengembangkan rencana mereka masing-masing. Dengan demikian, setiap divisi akan memberikan hasil terbaik mereka karena mereka akan mencari pendekatan-pendekatan berdasarkan permasalahan-permasalahan yang mereka alami. Karena permasalahan yang dialami divisi keuangan akan berbeda dengan masalah yang dialami oleh divisi manufaktur dan penjualan. Dengan kata lain mereka akan sebebas-bebasnya mencari pendekatan sistem informasi yang sangat baik untuk mereka. Namun, sayang sekali hal tersebut akan membuat perusahaan memisahkan fungsi divisi yang satu dengan divisi yang lainnya karena apa yang baik bagi divisi yang satu beulm tentu baik bagi divisi yang lain. Sebagai contoh pembelian bahan baku, divisi keuangan akan memikirkan pembelian secara besar-besaran dengan pertimbangan langkanya bahan baku di masa yang akan datang ataupun kenaikan harga dan sebagainya. Mereka pasti akan memikirkan sistem yang mempermudah mereka sehingga pada saat melakukan pembelian, mereka akan membuat rencana sistem dimana divisi keuangan hanya mengetahui informasi pembelian mereka tanpa melakukan verifikasi dan otorisasi terlebih dahulu dari divisi keuangan karena divisi keuangan akan sangat sulit menyetujui rencana pembelian dengan pertimbangan irit dan efisiensinya biaya pengeluaran. Dengan pertimbangan diatas, kita tidak boleh memisahkan fungsi tiap divisi-divisi dengan memberikan mereka kebebasan untuk mengembangkan rencana strategis mereka masing-masing karena pada dasarnya fungsi mereka harus terintegerasi satu dengan yang lainnya.
Pendapat Mr. Juan sangat menarik, dengan mengembangkan rencana strategis secara bersama-sama akan menyatukan setiap divisi dan menemukan rencana strategis yang baik bagi semua divisi. Namun, baik disini bukan berarti tepat karena pasti ada beberapa kepentingan yang tidak bisa ter-cover keseluruhan. Disamping itu, akan sedikit sulit dan memakan waktu panjang untuk menemukan skema sistem informasi secara bersama-sama mengingat kepentingan tiap divisi yang sangat berbeda-beda.
Sedangkan pendapat Mrs. Betty ada benarnya juga, karena perencanaan strategis ini berhubungan dengan sistem informasi yang tepat bagi Water Equipment Technology Company sehingga yang menguasai bagaimana jalannya informasi yang benar adalah divisi jasa informasi. Mereka pasti tahu bagaimana cara menyampaikan informasi dengan cepat ke tiap-tiap divisi. Namun, penyampaian informasi dengan cepat dan benar adalah bukan faktor utama yang akan membuat suksesnya SPIR. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah bagaimana proses itu berjalan, siapa saja yang menggunakannya, dan untuk apakah SPIR itu dilaksanakan. Dengan mengabaikan beberapa faktor-faktor pentingnya akan membuat informasi yang berjalan dari divisi ke divisi menjadi mentah karena tiap divisi akan mengolah informasi tersebut dengan cara yang berbeda.
Dan seperti yang anda minta Mr. Chavez, saya akan memberikan rekomendasi yang bisa anda terapkan pada perusahaan anda. Saya merekomendasikan penggabungan dari tiap-tiap pendapat para komite eksekutif lainnya. Baiknya, setiap divisi memikirkan pendekatan-pendekatan yang terbaik bagi mereka dengan bantuan dari jasa informasi. Sehingga dari semua pendekatan-pendekatan tersebut bisa dipilih mana yang baik dan digunakan dari tiap-tiap divisi dengan pertimbangan cepatnya dan lancarnya jalannya informasi dari divisi jasa informasi. Dengan demikian setiap divisi akan mampu terhubung dengan sangat baik.
Berikut adalah contoh dari pendekatan saya yang bisa anda terapkan. Pada saat pembelian, divisi manufaktur akan memberikan informasi kepada purchasing. Kemudian transaksi tersebut akan diteruskan kedivisi keuangan untuk mendapatkan otorisasi. Setelah dilakukan otorisasi, informasi tersebut akan langsung dikirim kembali oleh divisi keuangan kepada divisi manufaktur untuk mendapatkan verifikasi dan kembali lagi kepada purchasing. Ketika barang tersebut tiba, divisi manufaktur akan memberikan informasi kepada bagian purchasing dan divisi keuangan. Peran divisi jasa informasi disini adalah mengembangkan software yang stabil dan tidak berat untuk menyalurkan informasi tersebut dengan tepat. Demikianlah rekomendasi yang dapat saya berikan, bagaimanapun keputusan tetap ada ditangan anda.